Autonomie zonder werkbaarheid werkt niet

We zijn te afhankelijk geworden van een handvol leveranciers die complete ecosystemen aanbieden waarin alles naadloos met elkaar samenwerkt. Daar lijkt inmiddels weinig discussie meer over te bestaan.

Een logische reactie daarop is dat we volledig modulair moeten gaan werken: losse componenten die we één voor één kunnen vervangen. Open standaarden, verwisselbare bouwstenen. En als dat wat minder gebruiksgemak oplevert, dan is dat maar de prijs die we moeten betalen.

Daarmee dreigen we het belang van samenhang en gebruiksgemak te onderschatten. Maximale modulariteit klinkt aantrekkelijk, maar verschuift in de praktijk vaak complexiteit naar integratie, beheer en uiteindelijk de gebruiker zelf.

Integratie lijkt vanzelfsprekend geworden

Neem een ogenschijnlijk klein voorbeeld als het plannen van een vergadering. We zijn inmiddels gewend dat bij het aanmaken van een agenda-afspraak automatisch een vergaderlink verschijnt. Pas wanneer die integratie ontbreekt, merk je hoeveel invloed dat heeft op hoe soepel samenwerken gaat.

Ineens moet je handmatig een losse videovergadering aanmaken, links kopiëren en opletten dat alles nog klopt. Het lijkt een detail, maar juist dit soort integraties bepaalt hoe bruikbaar een samenwerkingsomgeving in de praktijk is.

Hetzelfde geldt voor rechten die automatisch doorwerken tussen bestanden, chats en teams. Voor identiteiten die tussen systemen worden uitgewisseld zodat gebruikers niet steeds opnieuw hoeven in te loggen. Of voor agenda’s waarin automatisch zichtbaar is wanneer collega’s beschikbaar zijn, ongeacht welk onderliggend systeem zij gebruiken.

Veel van die samenhang zijn we vanzelfsprekend gaan vinden, juist omdat grote platformen die integratie de afgelopen jaren steeds verder hebben doorgevoerd.

Complexiteit verdwijnt niet

Die samenhang blijft nodig, ongeacht de architectuurkeuze. De vraag is daarom niet óf die complexiteit bestaat, maar waar zij terechtkomt.

In een modulaire omgeving moet niet alleen alles met elkaar blijven samenwerken, maar verandert ook voortdurend iets onder de motorkap. Componenten krijgen eigen updates, integraties moeten opnieuw getest worden en gebruikersprocessen veranderen mee. De flexibiliteit van losse bouwstenen brengt daarmee ook een blijvende beheer- en veranderlast met zich mee.

Frictie remt adoptie

Die extra complexiteit blijft niet beperkt tot de techniek. Ze wordt uiteindelijk ook zichtbaar in het dagelijks werk van beheerders en gebruikers. Samenwerking wordt minder vanzelfsprekend en organisaties moeten aanvullende oplossingen inrichten om alles werkbaar te houden.

Elke extra hobbel vergroot de kans dat gebruikers uiteindelijk toch weer uitkomen bij de dominante platformen die alles al geïntegreerd aanbieden. Gebruiksgemak is daarom niet alleen comfort, maar ook een randvoorwaarde voor digitale autonomie.

Waarom wij voor een geïntegreerde basis kiezen

In onze pilot met een open samenwerkingsomgeving hebben wij bewust gekozen voor de geïntegreerde basis die Nextcloud biedt. De organisatorische en culturele verandering is namelijk al groot genoeg. Organisaties moeten beheerprocessen aanpassen, functioneel beheerders moeten nieuwe expertise opbouwen en gebruikers moeten wennen aan andere manieren van samenwerken.

De ontwikkelcapaciteit die we daardoor niet hoeven te besteden aan het telkens opnieuw integreren van losse componenten, kunnen we inzetten op waar wij waarde toevoegen: adoptie en functionaliteiten die belangrijk zijn voor onze sector.

Waar wij onze tijd in steken

Zo investeren we sterk in integratie met bestaande werkomgevingen, zodat organisaties ervaring kunnen opdoen met een alternatief zonder direct gedwongen te worden tot een volledige migratie. Mensen moeten met elkaar kunnen blijven samenwerken, ongeacht in welke omgeving zij werken. Gebeurt dat niet, dan wordt een alternatief in de praktijk simpelweg niet gebruikt.

Daarnaast richten we ons sterk op samenwerking tussen instellingen. Juist in onderwijs en onderzoek is samenwerken over organisatiegrenzen heen essentieel, tussen onderzoekers, docenten en studenten van verschillende instellingen, terwijl veel huidige platformen vooral zijn ontworpen rondom één organisatie.

Tegelijk blijft grip op data een belangrijk aandachtspunt. Denk aan veilig delen, metadata en betere mogelijkheden om gevoelige informatie gecontroleerd te beheren en uit te wisselen.

Werkbaarheid is geen bijzaak

Autonomie wordt nog te vaak gelijkgesteld aan maximale modulariteit. Alsof een omgeving pas toekomstbestendig is wanneer iedere component afzonderlijk vervangen kan worden.

Maar in de praktijk werkt dat alleen wanneer mensen er ook daadwerkelijk mee kunnen samenwerken. Een omgeving die technisch volledig open en vervangbaar is, maar in het dagelijks gebruik te veel frictie oplevert, leidt er uiteindelijk toe dat gebruikers alsnog uitwijken naar dominante gesloten platformen.

Een alternatief dat in de praktijk te ingewikkeld wordt, is uiteindelijk geen echt alternatief.