Lock-in begint bij de receptie

Afgelopen maandag miste ik bijna mijn gast van Nextcloud. De reden: onze telefonie draait volledig op Microsoft Teams. 

Onze bezoekers melden zich bij de receptie. Als mijn gast er is, belt mijn collega van de receptie mij en kom ik mijn gast ophalen. Simpel, zou je zeggen.

Dus toen ik wist dat mijn gast onderweg was, hield ik mijn telefoon in de gaten. Maar ik werd maar niet gebeld. Terwijl ik begon te denken dat mijn gast misschien vertraagd was, kwam mijn collega van de receptie me opzoeken om te melden dat mijn gast er al was. Het voordeel van een kantoor waar iedereen elkaar kent.

Wat ik op dat moment niet besefte, is dat onze receptie volledig leunt op Teams om mij te bellen. De receptie gebruikt software als telefoon, een zogenaamde 𝘴𝘰𝘧𝘵𝘱𝘩𝘰𝘯𝘦. Dat betekent dat onze interne telefonie niet via bureautoestellen loopt, maar via de Teams-app. Iedere medewerker heeft een intern nummer of een 088-doorkiesnummer. Als er een gast arriveert, belt de receptie mij via Teams en gaat mijn laptop of headset over alsof het een gewone telefoon is.

Het probleem? Ik gebruik Teams steeds minder. Dan merk je hoe diep zo’n platform in een organisatie verweven raakt. Niet omdat iemand ooit expliciet heeft besloten dat alles via dat ene systeem moet lopen, maar omdat in de loop van de tijd steeds meer processen er stilletjes afhankelijk van worden.

Nog niet zo lang geleden hostten we onze telefonie zelf. Maar ook wij zijn - zoals zoveel organisaties - volledig naar de cloud gegaan. Andermans cloud.

Lock-in klinkt vaak als een abstract IT-begrip, totdat je op een maandag je gast mist omdat je niet in de juiste app zit.