Netwerkorganisaties vragen om netwerksoftware
Onderzoekers, studenten en docenten werken allang over organisatiegrenzen heen. Onze IT-systemen doen dat vaak nog niet.
Onderzoekers werken nationaal en internationaal samen, studenten volgen vakken bij verschillende instellingen en projecten verbinden onderwijs, onderzoek, overheid en bedrijfsleven.
Toch zijn veel IT-oplossingen nog ingericht alsof iedereen binnen één organisatie werkt. Samenwerken buiten de eigen instelling wordt daardoor vaak omslachtig, technisch beperkt of te riskant gevonden.
Samenwerking botst op organisatiemuren
In de praktijk leidt dat tot allerlei noodoplossingen. Er wordt gewerkt met losse deellinks, tijdelijke toegang en uitnodigingen die vooral geschikt zijn voor incidenteel gebruik, niet voor structurele samenwerking.
Wanneer officiële oplossingen tekortschieten, wijken gebruikers bovendien uit naar schaduw-IT: tools die niet door de instelling worden beheerd of ondersteund. Daarmee ontstaan ook nieuwe risico’s rond privacy, informatiebeveiliging en grip op data.
En soms wordt samenwerking simpelweg beperkt omdat de IT er niet goed genoeg op aansluit. Dat lijkt misschien een technisch probleem, maar de maatschappelijke prijs kan groot zijn: hoeveel kennis, onderzoek of innovatie gaat verloren doordat samenwerken over organisatiegrenzen heen nog steeds onnodig ingewikkeld is?
Van gasttoegang naar gedeelde samenwerking
Binnen onze samenwerkingsomgeving op basis van Nextcloud proberen we dit anders aan te pakken.
De kern van die aanpak is dat samenwerking niet draait om losse deellinks, maar om accounts en identiteiten. Gebruikers zonder eigen Nextcloudomgeving kunnen via EduID zelf een account aanmaken. Vervolgens delen gebruikers bestanden en informatie met specifieke accounts in plaats van met publieke links. Voor die accounts dwingen we bovendien multifactorauthenticatie af.
Dat maakt samenwerking fundamenteel anders dan werken via losse deellinks. Gebruikers krijgen niet tijdelijk toegang tot één bestand of vergadering, maar kunnen duurzaam deelnemen aan een gedeelde werkomgeving.
Als SURF nemen wij daarbij verantwoordelijkheid voor gastgebruik. We bieden EduID-gebruikers een vrijwel volledige samenwerkingservaring, maar binnen duidelijke kaders en met bewust beperkte rechten. Zo kunnen zij wel deelnemen aan samenwerking, maar bijvoorbeeld niet zelf chats aanmaken of een persoonlijke opslagruimte gebruiken.
Ze krijgen toegang tot vrijwel alle apps, kunnen werken met gedeelde mappen en chats, bestanden synchroniseren en eenvoudig terugkeren naar eerdere samenwerkingen, zonder steeds opnieuw met losse links te hoeven werken.
Netwerkorganisaties vragen om netwerksoftware
Met deze aanpak wordt ook een breder coördinatieprobleem rond digitale samenwerking opgelost. Individueel is het voor instellingen vaak logisch om terughoudend te zijn met gasttoegang: het brengt extra risico’s, beheerlast en verantwoordelijkheden met zich mee. Collectief leidt dat echter tot een landschap waarin structurele samenwerking juist onnodig moeilijk wordt.
Wanneer gastgebruik centraal wordt georganiseerd, hoeft niet iedere instelling dat probleem afzonderlijk op te lossen. Instellingen hoeven daardoor ook niet exact dezelfde oplossingen te gebruiken of elkaar volledig te vertrouwen om toch veilig samen te kunnen werken.
Onderwijs en onderzoek zijn van nature netwerkorganisaties. Onze samenwerkingsomgevingen zouden dat ook moeten zijn.